結論
- よくある原因：
- 優先順位そのものが共有されていない
- 「重要」と「緊急」の認識が違う
- 新しい依頼が追加されたが、既存タスクとの優先関係が未整理
- まず言う一言（処方箋）：
- “To make sure we’re aligned, could we confirm the priority order of these items?”
- 再発防止の型：
- 「何を先にやるか」だけでなく、次アクション・担当・期限・完了条件までセットで合意する
何が起きている？（症状の具体）
- 相手は急ぎだと思っていないが、こちらは最優先だと思っている
- 新しい依頼が増え続けるが、既存案件との優先順位が更新されない
- 全員が忙しいため、それぞれが独自の優先順位で動いている
ありがちな原因（あるある順）
- 優先順位が明文化されていない
- 「ASAP」「urgent」など曖昧な言葉だけで運用している
- 新規依頼追加時に優先順位の再調整をしていない
- 会議で話したつもりだが、関係者間で認識が揃っていない
- 依頼者と実行者でビジネスインパクトの理解が異なる
関連記事： noted vs understood vs acknowledged の違い
今すぐ使える処方箋
- 件名:
- Priority Alignment for Current Tasks
- 本文:
Hi Team,
To make sure we’re aligned, could we confirm the priority order of the following items?
- Project A
- Project B
- Project C
Based on the agreed priorities, we’ll adjust our timeline and resource allocation accordingly.
Thanks.
（意図：）
相手を責めず、優先順位の明文化を依頼する。
※本文は短め
Chat（Soft / Firm）
- Soft:
Could you help me understand how you would prioritize these items from your perspective?
（意図：相手の考えを先に確認する）
- Firm:
Before we proceed further, could we agree on the priority order and target dates for each item?
（意図：作業開始前に優先順位を確定する）
Meeting（1つ）
- やりとり例:
A: We have several requests in progress.
B: Yes.
A: To ensure we’re focusing on the right items, could we rank them together? Which one would you like us to complete first, second, and third?
B: Project B first, then A, then C.
A: Great. I’ll summarize that priority order and share the action plan after this meeting.
（意図：観察→確認→合意の順で進める）
切り分け質問
- What business impact are we trying to address with this task?
- How would you rank these requests in order of importance?
- What would happen if this task were completed next week instead of this week?
- Which task would you like the team to stop or delay if we prioritize this request?
- What is the next action you will take by 【deadline】?
再発防止（仕組み化）
合意のテンプレ（次アクション/担当/期限/完了条件）
会議やチャットの最後に以下を確認する。
- □ Priority #1 は何か
- □ Priority #2 は何か
- □ Priority #3 は何か
- □ 次アクションは何か
- □ 担当者は誰か
- □ 期限はいつか
- □ 完了条件は何か
- □ 優先順位変更時の連絡方法は何か
会議後の確認テンプレ
To summarize our agreement:
Priority 1: [Task]
Priority 2: [Task]
Priority 3: [Task]
Owner: [Name]
Target Date: [Date]
Success Criteria: [Definition of Done]
Please let me know if I’ve misunderstood anything.